4 bases cruciais para implementar um manual de comunicação interna

2021-01-18T11:19:00-03:0012 janeiro, 2021|Gestão de Pessoas no Varejo|

Vivemos um período de grandes mudanças na forma de execução do trabalho e um manual de comunicação interna pode ser a solução para que possamos nos adaptar rapidamente a mudanças que jamais imaginávamos que iríamos ter.

A geração passada acreditava que os robôs iriam substituir o homem, hoje nós falamos em inteligência artificial. Quem imaginava que o “robô” que iria nos dominar seria um smartphone?

Nós descobrimos que podemos trabalhar home office e ainda assim somos muito produtivos ou até mais do que dentro da empresa. Economizamos tempo, reuniões improdutivas, trânsito, mas ficamos mais isolados e menos comunicativos com nossos colegas.

Ter manual de comunicação interna na empresa, antes disso tudo, já era um grande desafio, hoje é essencial para a sobrevivência do negócio. Por isso vamos te apresentar 4 bases fundamentais que ajudarão na comunicação interna da sua empresa.

Quais a bases fundamentais para a comunicação interna?

Para entendermos essas bases, devemos fazer as seguintes perguntas:

  • Quem precisa enviar a mensagem?
  • Quem precisa receber essa mensagem?
  • Qual o tipo de mensagem, e qual a sua prioridade?
  • Que meio de comunicação deve ser utilizado?

1. Enviar a mensagem

Todos nós precisamos nos comunicar dentro de uma empresa, do menor a cargo ao diretor, do porteiro ao vendedor. Um colaborador que não sabe se comunicar bem com seus “clientes internos”, corre o risco de perder seu emprego, mesmo que tenha outras competências que sejam relevantes.

O gestor deve avaliar se esse fundamento está sendo bem executado, caso contrário ele deve interferir, verificar se os procedimentos internos estão sendo seguidos e, junto com o Recursos Humanos, buscar dinâmicas para aprimorar as técnicas de comunicação.

2.Receber a mensagem

Sejamos sinceros, quantas vezes não conseguimos dar conta de responder a quantidade de e-mails e mensagens no celular? Muitas mensagens são importantes, mas outras desnecessárias por isso, precisamos ser mais assertivos e objetivos na nossa comunicação. Antes de disparar seus e-mails, verifique se realmente as pessoas que estão em cópia são importantes no assunto que está sendo tratado.

Para um bom manual de comunicação interna pense como a pessoa do outro lado vai receber a sua informação: Ela vai conseguir entender? Sua percepção pode ser diferente, para você parece claro, mas para outra pessoa pode parecer confuso. Por isso temos que receber o feedback se a comunicação está de acordo ou não.

3.     Tipo e prioridade da mensagem

Vamos analisar alguns problemas que podem ocorrer se não trabalharmos com um manual de comunicação interna na empresa:

 1- Uma mensagem prioritária não chega a alguém da equipe

Há um costume equivocado onde algumas pessoas acreditam que, se disparar um e-mail, todos estão comunicados. Isso não é verdade, se a mensagem for importante e prioritária, use outros canais para confirmar se essa pessoa recebeu essa comunicação e, principalmente, se essa mensagem for prioritária. As vezes vale a pena usar o telefone ou até caminhar ao outro setor, por exemplo, para confirmar se a informação chegou.

 2- Uma mensagem mal elaborada

Sem um manual de comunicação interna em sua empresa, uma mensagem mal elaborada pode resultar em equívocos na comunicação. Ensinar a equipe a se auto avaliar é essencial.

 3- Mensagens chegando ao lugar errado

Receber mensagens que não são para a pessoa correta, é altamente improdutivo. Além disso, chegar num destinatário incorreto, pode acarretar em vários problemas e prejuízos. Suas informações sigilosas e estratégicas podem “vazar” sem querer por falta de atenção de quem está encaminhando a mensagem.

4- Mensagens objetivas são confundidas como ríspidas

Comparando a cultura brasileira com a de outros países, nossa comunicação é pouco objetiva. Na cultura americana por exemplo, é mais comum que as pessoas sejam mais diretas e objetivas umas com as outras.

Pensando no resultado do entendimento da mensagem, quanto mais clara e curta, menos chance terá de ser confundida. Qual a parte do “Ciente” que alguém pode não entender? Mas para alguns mais imaturos profissionalmente, essa resposta “Ciente”, parece uma grosseria. Essas pessoas entendem que alguém está de bom humor se responder: “Muito obrigado pela informação, muito gentil da sua parte, tenha um ótimo fim de tarde”. Isso não é verdade, a pessoa pode apenas estar sendo objetiva e não ríspida.

4.    Meio de comunicação utilizado

Todas as empresas e negócios, pequenos ou grandes, precisam ter manual de comunicação interna em sua empresa. Esse manual deve servir como um arquivo do que foi falado e discutido, para que se preciso for, voltar até ele e revê-lo. É importante que ele seja prático e de fácil acesso.

Dependendo da necessidade da empresa, existem várias ferramentas de comunicação, vamos analisar a importância de ter um manual de comunicação interna:

 1- A maior parte da comunicação é apenas verbal

Esse tipo de comunicação, dedicada a interação de todos no local de trabalho é importante, faz parte do ambiente de trabalho. Por outro lado, nada fica notificado e depois não pode ser buscado. É também fácil de ser mal interpretada.

 2- Comunicação verbal, mais formal

Tem empresas que fazem reuniões para fazer outras reuniões. Uma reunião sem pauta definida, horário para começar e terminar, com apresentações objetivas, são cansativas e desgastantes. Hoje estamos aprendendo a usar conferências on-line, uma ferramenta excelente, mas se for mal utilizada também pode prejudicar a comunicação ao invés de ajudar.

 3- E-mail corporativo

Hoje é o mais usado dentro da empresa. Conforme falamos os exemplos acima, precisam ter regras e bom senso para ser utilizado como, por exemplo, não utilizar para assuntos pessoais. Deve-se ter um entendimento que uma reposta deve se dar em até 24h, então ao iniciar suas tarefas no início do dia, procure esvaziar sua caixa de entrada, verificando e dando um retorno em tudo que ficou pendente do dia anterior, antes de responder os assuntos novos.

 4- Aplicativos de comunicação

Também não vivemos mais sem eles. Muito utilizado para quem precisa de uma comunicação imediata ou em quem trabalha em ambiente externo. Uma dica é não utilizar para assuntos de grande extensão como áudios gravados e mensagens muito demoradas, pois acabam sendo realmente difíceis de ser absorvidas por quem está recebendo.


 5- Canais de marketing

É importante o marketing trabalhar com informativos internos: Jornais, revistas, páginas “news” e murais. Fazendo assim registramos datas importantes e comemorativas, campanhas de boas práticas e até o reconhecimento de colaboradores que se destacaram.

Para finalizar, uma dica importante: Faça o manual de comunicação interna ser conhecido por todos seus funcionários. Utilize para divulgar o código de ética e conduta da empresa, seus valores, suas filosofias e suas características.

Você precisa conhecer o “Mural”, é uma nova funcionalidade no aplicativo da Casting que ajuda a estabelecer essa comunicação interna. Nesse espaço é possível postar imagens, curtir, comentar, etc… São diversas formas de interação para melhorar a comunicação da sua equipe.

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