Prevenção de perdas: Como montar um plano e evitar prejuízos

2021-07-30T09:24:03-03:0028 novembro, 2018|Produtividade de Vendas, Sales Performance Management|

Saiba como montar um bom plano de gestão para evitar prejuízos de todos os tipos no seu varejo. Conheça algumas técnicas que separamos especialmente para você. Boa leitura!

Um dos grandes desafios dos varejistas é administrar suas mercadorias. Por isso, muitos pontos devem ser levados em consideração ao se tratar de estoque e produtos, data de entrega, movimentação e precificação. Essas são apenas algumas das infinidades de preocupações que surgem nesse momento.

Um dos grandes benefícios de montar um plano para evitar prejuízos é o auxílio nos lucros da empresa. Independentemente do tamanho da sua loja, todos devem estar atentos e reduzir os prejuízos para que, consequentemente, reduza perdas financeiras.

Mesmo se atentando a estas ações citadas acima, há outro problema que surge: as perdas. Não há como evitar os prejuízos no varejo, ainda que todas as precauções sejam tomadas elas sempre existirão, no entanto, é possível se prevenir para que não haja grandes prejuízos.

Essa prevenção vai além dos planos contra furtos e roubos. Portanto, esses são aspectos dentro de um processo maior que visa evitar os prejuízos. Neste artigo iremos te mostrar as principais dicas para prevenção de perdas no varejo.

O que são perdas no varejo?

As perdas no varejo são os prejuízos relacionados aos produtos que impactam negativamente nos resultados dos lucros. Elas podem acontecer de diversas maneiras que envolvem desde furtos nas lojas até prejuízos de vendas por conta de indisponibilidade de produtos.

É essencial que o varejista tenha um planejamento para prevenção de perdas, pois assim, além de evitar prejuízos financeiros, ele melhora o controle dos produtos no estoque, fortalece a identidade da marca e conquista a confiança do cliente.

Existem diferentes tipos de perdas no varejo, sendo elas, comerciais, administrativas, de produtividade, financeiras e na operação. Com isso, também surgem cuidados específicos para cada um dos tópicos que envolvem diferentes membros no varejo. Confira abaixo.

Perdas comerciais

As perdas comerciais acontecem quando uma venda é perdida por conta da indisponibilidade ou inadequação do produto. Por exemplo, quando um fornecedor atrasa a entrega de algum produto, ou então quando a mercadoria é danificada no estoque.

Para evitar este tipo de prejuízo é essencial manter o estoque organizado fisicamente. Entendemos que isso pode parecer óbvio, mas muitas mercadorias se perdem durante o manuseio e transporte no estoque justamente por falta de organização, principalmente os itens mais frágeis.

Lembrando que em épocas sazonais, de acordo com seu produto, as vendas são maiores e é preciso estar atento ao tempo de entrega das mercadorias. Por isso, desenvolva uma programação de entrega que seja eficiente em épocas com grande volume de clientes.

Outra ação importante é acompanhar os processos de compras com os fornecedores para que não atrase as entregas, ter fornecedores alternativos para recorrer caso falte algum produto também é uma boa maneira de prevenir estas perdas.

Todos querem vender e, quando aparece um cliente, mas o produto ainda não chegou em loja essa venda não ocorre. Consequentemente teremos prejuízos na loja, o valor que seria recebido naquele dia não chegará por problemas comerciais que poderiam ser previstos e reajustados.

Perdas administrativas

Este tipo de perda ocorre por falhas na gestão do comércio, aqui os problemas mais comuns acontecem por erro de precificação ou no cadastro de mercadorias. Podemos notar, portanto, a importância de ter uma equipe preparada e capacitada para estas atividades.

Quantas vezes você já foi ao mercado e teve que conferir os valores no caixa pois alguns deles costumam estar diferentes com os na etiqueta? Isso tira a confiança do consumidor e pode interferir inclusive nos futuros clientes. Esses erros administrativos são aqueles que impedem a saída de um produto. Porém isso pode até influenciar na perda de uma venda.

A tecnologia pode ser uma grande aliada para este problema, pois existem diversos aplicativos e softwares que auxiliam nestes aspectos, o ideal é pesquisar e ver qual se adapta melhor ao seu comércio.

Alguns deles suportam muitos dados que podem ser compartilhados com toda a equipe. Isso facilitará nas comunicações internas, regras e aspectos importantes dentro do time.

Perdas por produtividade

Outro caso muito comum no varejo é a perda por produtividade, nestas situações, a causa é por falta de um padrão nos sistemas que controlam os processos operacionais. Estas situações envolvem demora no atendimento, falta de efetividade da equipe e repetição de trabalhos.

Nota-se que aqui as perdas são indiretas, ou seja, o varejista não perde algo tangível, como é o caso de uma mercadoria quebrada no estoque, por exemplo, mas sim, deixa de aumentar seus lucros por conta de vendas perdidas.

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Para evitar que os prejuízos de produção aconteçam é importante também investir em capacitação e treinamento. Ou seja, funcionários capacitados e prontos para evoluir em seu trabalho são mais produtivos.

Além disso o feedback é muito importante dentro do time pois cada gestor deve estar atento ao que acontece com seus funcionários. Problemas internos, erros de comunicação e até problemas familiares podem ser aspectos que estejam paralisando o colaborador.

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Perdas financeiras

As perdas financeiras acontecem por conta da ausência ou ineficiência de sistemas antifurto, ou pela falta de treinamento dos colaboradores em como lidar com situações de furtos, fraudes e falhas nos meios de pagamento.

Investir na segurança do PDV é sem dúvidas a melhor forma de se prevenir destas perdas, no entanto, é importante ter cuidado nos sistemas que serão implantados, pois alguns podem passar a sensação de desconfiança para os clientes, e isso diminui o tempo de permanência deles na loja.

Outra alternativa que pode ser bastante útil é o treinamento da equipe. Existem diversos tipos de treinamentos, o ideal é escolher um que seja específico para esta finalidade.

Muitas lojas trabalham com alarmes nos produtos para que emitam um som caso sejam levados da loja. O problema está quando não há checagem nas saídas onde o alarme soará. Sendo assim, o método não se torna eficiente diante de alguma situação de prejuízo.

Portanto, métodos antifurto são eficientes quando usados da maneira correta e por funcionários capacitados para esses tipos de situações. Além disso deve reforçar na equipe, a importância de retirar esse alarme no momento da compra para não gerar constrangimentos com os clientes.

Perdas na operação

Durante as tarefas cotidianas muitos imprevistos podem acontecer, e alguns deles levam ao que chamamos de perdas na operação. As causas frequentes deste tipo de perdas acontecem por armazenamento inadequado, divergência no recebimento de mercadorias ou qualquer ação que ocorre durante as operações diárias.

Assim como em todos os outros tipos de perdas, a equipe de colaboradores é a principal responsável para reportar e controlar estes imprevistos, por isso é extremamente importante ter uma equipe de confiança e que seja apta a lidar com situações adversas.

Muitas vezes os funcionários não estão prontos para atender todos os tipos de situações adversas mesmo com treinamentos e capacitações. Por isso, ter um gerente em loja traz segurança para os clientes e para a operação caso algo ocorra.

Além disso, ensinar a equipe o que fazer em situações adversas é essencial para que, na hora do perigo, tudo esteja sob controle e não tenha muitos prejuízos.

Dicas para evitar perdas

Contratar um profissional de prevenção de perdas pode auxiliar nesse processo. Mesmo assim, as perdas são inevitáveis, ainda que todos os cuidados sejam tomados, ela dificilmente será nula.

Podemos citar como exemplo a pandemia que vem transformado a economia e trouxe prejuízos para o varejo dos quais não foram previamente imaginados. Com isso surgiram novas ideias como drive-thru em shoppings e vendas pelo WhatsApp por exemplo. No entanto, quanto mais realizarem ações para prevenir as perdas, menores elas serão, por isso a atenção neste assunto nunca é demais.

Ter um planejamento ajudará a amenizar os prejuízos. Para isso, separamos algumas dicas importantes para combater as perdas no varejo.

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Atenção em pontos cruciais

Existem alguns momentos que são críticos para a prevenção de perdas, são neles que grande parte dos prejuízos acontecem ou podem ser mensuradas. Por isso vale a pena dobrar o cuidado nestes pontos, são eles: recebimento de produtos, armazenamento, trocas e devoluções, inventário e frente de caixa.

A nossa dica é criar um bom planejamento e estratégias de prevenção de perdas nesses pontos que exigem importância. Um fiscal de prevenção de perdas, por exemplo, observará os consumidores na entrada nos locais cruciais. Ou seja, esse fiscal ajudará com os prejuízos evitando qualquer ação que seja suspeita dentro da loja.

Lembrando que a prevenção de perdas deve ser um objetivo de todos os funcionários da empresa e não apenas os colaboradores do setor de segurança. Ou seja, estar atento e evitar os prejuízos é uma função de todas as equipes.

Podemos dizer então que estar atento aos pontos cruciais deve fazer parte do dia a dia em todos os setores. Para isso, algumas atitudes devem ser feitas com o time como, por exemplo, disponibilizar treinamentos, promover ações e orientar sobre os processos e seus padrões.

Controle as perdas

Como citamos acima, as perdas são inevitáveis, neste sentido, é fundamental sempre mensurar tudo o que se perdeu, assim é possível comparar com outros resultados e medir se as estratégias de prevenção estão sendo eficientes.

Algo que ajudará nesse controle é a qualificação de seus funcionários. Pois, quando criamos um padrão no serviço, podemos saber onde estão as perdas e o que fazer para evitá-las. Ou seja, não adianta ter muitos funcionários sendo que eles não estão treinados para efetuar os processos da maneira correta.

A padronização auxilia na rotina da loja e informa como estão acontecendo os processos e o que deve  mudar. Essa organização também identificará as debilidades e quais problemas você poderá enfrentar no estoque por exemplo.

Por isso, podemos analisar alguns pontos nesses momentos como por exemplo, a identificação dos riscos e o mapeamento dos padrões.

Sempre acompanhe o estoque

Grande parte das perdas acontecem no estoque, portanto é essencial criar uma rotina para acompanhar como os produtos estão sendo armazenados e transportados. Com essas atividades será possível identificar problemas que possam surgir.

A tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. Existem sistemas que auxiliam no controle do estoque e podem identificar cada produto diminuindo assim os prejuízos. Além disso existem aplicativos que podem mostrar todas as informações necessárias na hora que o seu gestor precisar.

Um exemplo disso é um aplicativo de câmeras que identifica cada canto do seu estoque, gravando as imagens e possibilitando um controle completo a qualquer hora do dia.

Além disso existem outros aplicativos disponíveis para ajudar na prevenção de perdas. Sabemos, porém, que errar é humano, mas a tecnologia irá auxiliar dando suporte para prevenir esses prejuízos.

O importante é encontrar onde estão ocorrendo essas perdas o quanto antes. Pois, o mais rápido que ele for identificado, menos prejuízos serão gerados a loja.

Com isso entendemos que alguns pontos citados acima exigem um investimento da empresa como as instalações e contratação de pessoas qualificadas. Porém, essas serão melhorias que poderão ser facilmente supridas financeiramente.

Lembrando que toda a equipe deverá colaborar para um ambiente longe de prejuízos e perdas. Cabe ao gestor orientar frequentemente seu time e transformar o ambiente da empresa em algo culturalmente seguro e organizado.

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