Como mapear processos da empresa? Veja 5 boas práticas

2019-09-12T15:08:36-03:0012 setembro, 2019|Sales Performance Management|

Saber exatamente como cada departamento trabalha e o caminho de uma venda, desde o pedido até o retorno do cliente, é indispensável para maximizar os resultados do seu negócio.

Mapear processos é uma das atividades da gestão eficiente de uma loja. Afinal, é preciso saber o que acontece internamente e como tudo é conduzido para identificar gargalos, evitando desperdícios.

Essa prática é comum nas linhas de produção, mas também pode ser aplicada ao seu comércio. É indispensável entender como todas as etapas são feitas: prospecção de clientes, atendimento, organização de estoque, entre outras rotinas.

Apenas com esse mapeamento, o administrador consegue ter uma visão bem clara de tudo e identificar problemas antes que se tornem entraves para o crescimento do negócio. Quer saber como fazer essa observação e o registro? Confira os 5 passos abaixo!

1. Defina o que será mapeado

Quando se trata de um comércio de menor porte, é possível fazer um mapeamento total. Porém, quando se trata de um local com várias filiais ou que tem um grande número de processos internos, a melhor saída é dividir esses setores.

Identifique em qual departamento ocorrem mais problemas e comece a observar e a registrar como tudo acontece. Se a loja recebe muitas reclamações sobre a demora na entrega, é interessante observar como os produtos são estocados, despachados e enviados, por exemplo.

2. Identifique as entradas e saídas dos processos

As entradas e saídas, que também podem ser chamadas de inputs e outputs, não se referem apenas à chegada de mercadoria, à distribuição e à venda. Aqui, é analisada cada entrega ao final do processo produtivo — por exemplo: como o departamento de distribuição recebe os pedidos a serem enviados? Ou, ainda, como as sugestões dos clientes são trabalhadas?

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É importante entender como cada setor impacta os demais, para que o mapeamento identifique causas e consequências, traçando um fluxo de trabalho.

3. Envolva os colaboradores

Os funcionários estão na linha de frente. São eles que sabem exatamente o que acontece e os principais problemas.

Conte com a ajuda de todos os colaboradores durante o mapeamento. Apenas com a participação dessas pessoas, é possível ter uma visão do cenário completo e das questões mais urgentes.

4. Desenhe o mapa do processo

É hora de colocar todas as informações coletadas no “papel”. Faça uma representação gráfica das atividades, de maneira que o processo possa ser compreendido com muito mais facilidade.

Lembre-se de validar isso com cada setor. Afinal, como dissemos acima, as sugestões dos colaboradores são muito importantes. Depois que o mapa estiver pronto, cheque com os funcionários ou representantes das áreas se o resultado condiz com a realidade e o que precisa ser ajustado.

5. Aplique, mensure e modifique

Com o mapa pronto, é hora de fazer com que ele funcione na prática. Comece a realizar as mudanças necessárias percebidas durante essa análise. Depois da aplicação, faça um novo mapeamento (que pode ser pontual) e reavalie os números.

A partir dessa rotina, as dinâmicas internas da loja passam a ser melhoradas, criando um ambiente mais orgânico e dando condições para um melhor atendimento e um faturamento mais interessante.

Aplicando os 5 passos que apresentamos, é possível mapear processos do seu estabelecimento e corrigir problemas. Lembre-se de que todo negócio é como um organismo ― um problema pontual pode afetar seriamente o todo.

Se você tem interesse em saber mais sobre a otimização de processos, confira nosso outro artigo com 4 maneiras de melhorar as rotinas de RH de uma empresa. 

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