A importância de formalizar e documentar feedback

2021-02-19T16:00:28-02:0012 fevereiro, 2021|Gestão de Pessoas no Varejo|

A cultura do feedback está sendo conhecida e praticada em várias empresas. Mas será que sua equipe está utilizando a técnica de documentar feedback? Conheça agora a importância de formalizar esse processo interno dentro da sua empresa.

O que podemos ver no mercado são empresas que:

  1.  Não tem a cultura de feedback implantada
  2.  Tem a cultura do feedback e fazem da forma correta
  3.  Tem a cultura do feedback, mas estão implantando os processos de maneira equivocada

Esse último caso é muito preocupante porque, se não houver responsabilidade das pessoas que executam em fazer o melhor no processo internamente e criar um estímulo interno poderá, ao invés disso, criar um ambiente de insatisfação e descontrole.

Todo o feedback deve trazer uma resposta. Essa resposta deverá servir para um plano de ação concreto de melhorias, tanto para a empresa, como para o funcionário. Por isso, entenda como devemos fazer o processo do feedback da forma correta.

Leve o feedback a sério

O primeiro passo para a equipe de líderes, supervisores e gestores, é levar o feedback a sério, ou seja, entender a importância dessa cultura. Isso deve ser de cima para baixo.

Se o colaborador notar que o tempo que foi separado para o feedback é só mera formalidade, ou seja, não tem um objetivo concreto ou que o líder não está dando a devida atenção, o processo iniciará fracassado.

Comunicação interna

Um dos grandes problemas internos de uma empresa é a comunicação entre os colaboradores, seus líderes e pares. Por isso, muitos problemas que poderiam resolver facilmente, se perdem no tempo.

Quantas reuniões se tornam improdutivas? São discutidos os problemas, algumas sugestões são dadas, a reunião acaba sem uma solução alinhada e responsabilidades para cada um dos participantes prontamente definidos.

Essas situações, não sendo formalizadas, se perdem e, possivelmente na próxima semana, todos estarão em reunião novamente para tentar resolver os mesmos problemas da semana anterior.

O sucesso dos processos internos está na excelência da própria comunicação interna. Por isso é necessário documentar o feedback para que todos tenham acesso a essa comunicação.

Documentar e formalizar feedback

Para ter um feedback construtivo, é importante que o executor se prepare com antecedência. Os assuntos que ele abordará devem estar documentados e ele deverá analisar os seus contextos.

É necessário ser uma reunião produtiva, para que os passos seguintes sejam alinhados e revistos posteriormente, com um prazo definido.

Caso isso não aconteça, o feedback não atingirá o seu propósito e pode ainda desestimular o próprio colaborador. Por isso é importante documentar feedback, ou seja, precisa documentar e formalizar todos os pontos , para revisar e analisar o processo  entre as partes.

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O feedback de forma eficiente

O colaborador que recebe o feedback, deve saber que o objetivo é ser um alinhamento de expectativas da empresa com ele, e vice e versa. Mesmo que existam assuntos delicados a falar, esse alinhamento vai permitir o melhor desenvolvimento desse colaborador.

Não permita que essa conversa acabe sendo uma troca de acusações e defesas. Normalmente a tendência de quem recebe o feedback, é não aceitar facilmente a crítica e ficar tentando justificar ou não concordar com os pontos apresentados. Se isso acontecer, a sugestão é anotar essas divergências, e dizer que é importante analisar mais com calma esses pontos e voltar a conversa em um momento mais oportuno.

1- Escolha o local

Para realizar o feedback escolha um lugar apropriado e com um ambiente adequado, para que as duas partes possam conversar de maneira confortável. Como as salas de reunião, salas de treinamento e outros lugares dentro da empresa que sejam adequados.

Pode ser em uma mesa de uma cafeteria por exemplo, ou através de uma caminhada. O objetivo é que gestor e seu colaborador estejam a vontade para conversar.

2- Iniciando a conversa

Comece sempre falando dos pontos positivos, onde o seu colaborador tem sido relevante nas suas ações. Por isso você deve levar documentado esses assuntos para lembrar no momento da conversa.

O seu colaborador deve sentir que ele é importante na empresa e quanto ele tem somado junto ao time pois, com certeza, isso fará com que ele entenda o seu papel dentro do negócio. Todos os desafios que serão apresentados se tornarão mais acessíveis.

Depois disso, fale o que ele precisa melhorar, lembrando que, por mais dedicado e experiente que seja o funcionário, todos tem falhas e coisas a mudar, isso faz parte do processo de todos.

Dizer de uma maneira clara e amigável fará com que recebam bem essa mensagem. Por isso, procure sempre ser objetivo, mas sem agressividade.

3- Dê exemplos

Ilustrar com seus exemplos ou de outros colaboradores que ocorreram os mesmos problemas e foram superados, servirá de motivação para também entregar melhor as suas solicitações e documentar o feedback.

Comece ouvindo o seu colaborador, perguntando o que ele achou dos resultados da equipe, por isso, deixe-o falar, não o corte, para que ele possa expressar a percepção que ele tem.

Pergunte sempre se ficou claro ou se ele teve alguma dúvida porque, essa clareza e honestidade, servirá para a conclusão do feedback. Sendo assim, o seu colaborador precisa entender e documentar o feedback.

Fazendo o feedback de uma forma eficiente, os próprios colaboradores vão querer mais momentos positivos como esse. Não haverá resistência em todo o processo.

4- Documentar o feedback:

Assim, todo o processo deve estar formalizado e documentado, com prazo de início, e metas de curto, médio e longo prazo. Essa organização permitirá que os processos continuem, mesmo se alguma pessoa do processo não esteja mais na área.

Caso contrário, todas aquelas informações importantes se perdem e tudo iniciará do zero. E o pior de tudo é que não implantam as ações necessárias para trazer a melhoria que se almeja.

A empresa, junto ao setor de RH, deve ter uma base de informações que recebem dos feedbacks realizados. O que falaram e as iniciativas que sugeridas não podem se perder e devem documentá-las.

No próximo momento do feedback, os assuntos para analisar novamente os resultados.

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